Aktualna sytuacja gospodarcza oraz zjawiska związane z globalną pandemią stawiają przed przedsiębiorcami wiele nowych wyzwań. Ważne jest znalezienie dogodnego rozwiązania, pozwalającego zredukować koszty utrzymania działalności i ułatwiającego jej dalsze funkcjonowanie. Wirtualne biuro może być rozwiązaniem na miarę aktualnych potrzeb przedsiębiorców.
Wirtualne biuro – czym jest?
Wirtualne biuro, zwane również e-biurem – jest usługą, która polega na przekazaniu niektórych realizowanych przez firmę funkcji innym podmiotom, bez konieczności przebywania przedsiębiorcy lub jego pracowników w określonym miejscu. Biuro udostępnia swoim klientom adres, co znacznie redukuje koszty związane z wynajmem lokalu oraz umożliwia pracę zdalną.
Jakie korzyści i zalety może zapewnić wirtualne biuro podczas pandemii?
Wirtualne biura oferują przedsiębiorcom:
- znaczną redukcję kosztów,
- udostępnienie swojego adresu,
- ułatwienie pracy zdalnej,
- odbieranie oraz przesyłanie korespondencji,
- przechowywanie dokumentacji firmowej,
- obsługę księgową, prawną oraz informatyczną..
Dodatkowym atutem jest również możliwość wynajęcia mini biur czy też sal konferencyjnych, gdy zachodzi konieczność spotkania z klientem.
Jak wybrać idealne dla siebie wirtualne biuro?
Wybierając dla siebie wirtualne biuro, trzeba brać pod uwagę wiele czynników, a przede wszystkim to, że z adresem danego biura wielu klientów będzie kojarzyło firmę. Co za tym idzie, adres biura powinien być rozpoznawalny, znajdować się najlepiej w centrum dużego miasta oraz kojarzyć się z biznesową dzielnicą. Taki adres wpłynie dobrze na wizerunek firmy. W oczach potencjalnych klientów firma będzie wydawała się bardziej godna zaufania oraz stabilniejsza finansowo. Głównym czynnikiem, który trzeba brać pod uwagę, jest bezpieczeństwo. Warto więc wybrać takie wirtualne biuro, które zawiera w podpisanej umowie gwarancje bezpieczeństwa, jak i odszkodowanie w wypadku niedopilnowania obowiązków związanych z odbiorem, bądź przesłaniem ważnej korespondencji. Trzeba pamiętać, że firmowa korespondencja to również listy z sądów, urzędów oraz banków. Dogodne godziny pracy oraz długoterminowa umowa najmu korzystnie wpłyną na podjęcie decyzji o wyborze biura.
Przedsiębiorcy powinni mieć możliwość niemal nieograniczonego czasowo korzystania z udogodnień oferowanych przez biuro. Należy więc wybrać takie, które oferuje jak najdłuższe godziny pracy biura. Długoterminowa umowa najmu zapewni z kolei przedsiębiorcy oraz klientom komfort związany z adresem pracy, oraz skrzynką pocztową. Idealne wirtualne biuro powinno posiadać obszerny zakres usług. Ważna jest możliwość przyjęcia klienta na miejscu, w dogodnych warunkach. W przypadku pracy zdalnej korzystnym rozwiązaniem jest wybór biura, oferującego opcje obsługi asystenckiej. Dzięki temu możliwe będzie zlecenie asystentce zadań, których samemu nie jest się w stanie wykonać. Należy również zwrócić uwagę na standard obsługi. Ważnym jest profesjonalizm, kompetencje i kultura osobista personelu. Klient podczas rozmowy telefonicznej bądź osobistej powinien zostać obsłużony na wysokim poziomie, mogącym stanowić wizytówkę firmy.
Czy z usług wirtualnego biura warto korzystać tylko podczas pandemii?
Podsumowując, korzystanie z usług wirtualnego biura zapewnia oprócz znacznej redukcji kosztów, która w aktualnej sytuacji w kraju jest bardzo ważna, również komfort i wygodę. Zapewnia też dobry wizerunek oraz obsługę klientów na profesjonalnym poziomie. Daje firmie możliwość prowadzenia działalności z dowolnego miejsca na świecie – domu, czy też w trakcie pobytu w ciepłych krajach. Przejmując odpowiedzialność za wykonywanie niektórych z funkcji firmy, zaoszczędza czas pracodawcy i umożliwia mu wykorzystanie go w innych obszarach, pozwalając na rozwój firmy.
