Organizacja imprez okolicznościowych to wydarzenie, które angażuje sporo osób z różnych działów firmy. Aby wydarzenie mogło dojść do skutku, przyda nam też się wsparcie zawodowego konferansjera. Za co odpowiada ta osoba? Dlaczego warto skorzystać z jej wsparcia?
Dlaczego przyda nam się konferansjer na imprezy firmowe?
Jak Cię widzą, tak Cię piszą. W świecie ważnych branżowych eventów nie ma miejsca na przypadki. Jeśli chcemy, by nasza firma była odbierana jako profesjonalna, nowoczesna działalność, z którą warto współpracować, to do organizacji takich wydarzeń trzeba podejść na poważnie.
Od osoby prowadzącej imprezy firmowe zależy bardzo wiele. Bierze ona na siebie sporą część odpowiedzialności za cały event. Warto przy tym pamiętać, że wydarzenia na żywo w bardzo ograniczonym stopniu można reżyserować, czy cenzurować. Jeśli wpadka zdarzy się podczas eventu online, to jest bardzo prawdopodobne, że zobaczą ją wszyscy. To jeden z głównych obszarów ryzyka. Jak sobie z nim radzić?
-Nigdy nie wątpmy w inteligencję publiczności. Na nic zda się udawanie, że nic się nie stało… jeśli się stało. Widzów traktujmy jak partnerów i tłumaczmy, jakie trudności nas napotkały. Gdy jednak nastąpi problem, nie szukajmy winnego, raczej a skupmy się na szukaniu rozwiązania — mówi Maciej Kautz, który jest zawodowym konferansjerem.
Osoby, które nie mają odpowiedniego doświadczenia i nie wiedzą, jak w sytuacji kryzysowej radzić sobie z publicznością, przez swoje decyzje mogą wręcz spotęgować negatywny odbiór takiego wydarzenia. A w ostatecznym rozrachunku straci na tym przecież nasza firma. Nie warto ryzykować.
Jak pracuje zawodowy konferansjer do wynajęcia?
Wbrew obiegowej opinii, jego praca nie zaczyna się na godzinę przed wydarzeniem. To długi, złożony proces przygotowań, który czasem może zająć nawet i kilka tygodni. Prezenter zapoznaje się ze sceną, pomaga w pracach reżyserki, sprawdza łączność, a w międzyczasie dowiaduje się coraz więcej o firmie, która organizuje cały event.
Widzowie lubią smaczki, dlatego też konieczne jest zaznajomienie się z branżowym żargonem czy dokładna analiza oferty przedsiębiorstwa i zapoznanie się z konkurencją. O tym, jak dobry jest konferansjer na takie imprezy firmowe, w dużej mierze decyduje to, jak kompleksową wiedzą dysponuje.
Jego praca to w pewnym sensie opowiadanie historii, którą wcześniej sobie przygotował. Każdy taki event, to:
- rozpoczęcie opowieści,
- punkty kulminacyjne (na przykład wystąpienie głównego zaproszonego prelegenta lub wręczenie nagród),
- zakończenie.
Prowadzący jest więc narratorem, który tworzy kontekst sytuacyjny, przedstawia kolejne osoby, które wchodzą na scenę, a także dba o komfort widza. Często zdarza się, że o powodzeniu całego projektu decydują tak niepozorne kwestie, jak zaplanowanie przerw między poszczególnymi blokami tematycznymi. To szczególnie ważne, jeśli wydarzenie ma trwać kilka godzin.
Za co jeszcze odpowiada konferansjer?
Często wskazuje się na to, że jego rolą jest zapewnienie wsparcia kolejnym mówcom. Czasem wystarczy mały small-talk za kulisami, by prelegent się rozluźnił i wszedł w rytm całego wydarzenia. Kiedy indziej, może to być pomoc w sytuacjach awaryjnych: na przykład, kiedy zepsuje się pilot do przełączania kolejnych slajdów lub gdy mikrofon przestanie działać.
Dobry konferansjer to osoba, która cały czas czuwa nad wydarzeniem i szybko reaguje na zaistniałe na scenie sytuacje. To główne — choć nie jedyne — cechy, które charakteryzują zawodowców.
