Sprawny obieg dokumentów w firmie znacznie ułatwia codzienne prace – wynika to z łatwego dostępu do każdej firmowej umowy czy faktury oraz porządku w zgromadzonej dokumentacji, która bywa naprawdę duża. Dlatego też chcąc podwyższyć jakość obiegu dokumentów w swojej firmie, postaw na zarządzanie dokumentami, oferowane przez specjalistyczne firmy, które dzięki najnowocześniejszym technologiom, będą w stanie pomóc Ci w każdej sytuacji. Na jakie usługi z tego zakresu możesz liczyć?
Zarządzanie dokumentami – usługi, na które możesz liczyć
- Archiwizacja i przechowywanie dokumentów
Każda firma ma obowiązek archiwizowania dokumentacji – przez okres 50 lat. Niestety, nie wszystkie firmy mają środki do tego, by gromadzić i zapewnić odpowiednie warunki przechowywania dokumentów. W takiej sytuacji niezbędne jest skorzystanie z kompleksowych usług archiwizacyjnych zewnętrznych specjalistów. Ich zarządzanie dokumentami znacznie odciąży Ciebie i Twoich pracowników od żmudnych prac, a przy tym pozwoli Ci ograniczyć koszty, związane z przechowywaniem umów, faktur itd. Dzieki archiwizacji w odpowiednich, bezpiecznych warunkach, zyskasz pewność tego, że Twoja firmowa dokumentacja jest pod okiem specjalistów i nie mają do niej dostępu niepowołane osoby – w ten sposób nie zostaną wykradzione jakiekolwiek istotne dane.
- Skanowanie dokumentów, digitalizacja
W dzisiejszym świecie, w którym nowe technologie i cyfryzacja zdominowały świadczenie usług, ogromne znacznie zyskał elektroniczny obieg dokumentów. Pozwala on na łatwiejszy dostęp do dokumentów oraz ich łatwiejsze przechowywanie. Zewnętrzni specjaliści, zajmujący się zarządzaniem dokumentacją, będą w stanie zaoferować Ci kompleksowe skanowanie dokumentów i tym samym wdrożenie takiego elektronicznego obiegu we własnej firmie. Zaoszczędzisz czas i pieniądze, a w dodatku będziesz mógł skorzystać z usług digitalizacji zarówno tych gromadzonych przez lata dokumentów, jak również bieżących umów czy faktur.
Specjaliści doradzą Ci również technologie i rozwiązania, dzięki którym Twój komputerowy system będzie funkcjonalny i pozwoli każdemu z pracowników na bardzo łatwy dostęp do każdego dokumentu.
- Niszczenie dokumentacji
Chcąc zadbać o bezpieczeństwo firmowych danych, niezbędne jest niekiedy niszczenie dokumentów – ta usługa również wchodzi w skład oferty firm, polecających zarządzanie dokumentami. Korzystają one z najnowocześniejszych niszczarek, dzięki czemu są w stanie na masową skalę dokładnie niszczyć dokumenty, dając Ci pewność, że wszelkie wrażliwe dane zostaną usunięte. Oczywiście firmy tego typu stosują bardzo rygorystyczne standardy bezpieczeństwa, dzięki czemu masz pewność, że nikt niepowołany nie będzie miał dostępu do firmowej dokumentacji.
- Inne
Jak się okazuje, zarządzanie dokumentami to nie wszystko – bardzo często zewnętrzne firmy, oferujące tego rodzaju usługi, proponują firmom również inne rozwiązania. Mowa tutaj np. o outsourcingu kadr i płac, co znacznie ułatwi Ci codzienne funkcjonowanie i pozwoli skupić się na podstawowej działalności. Co więcej, możesz liczyć na profesjonalną obsługę firmowej korespondencji, rejestrację danych i wiele innych działań, mających pozytywny wpływ na rozwój Twojej działalności.
Czy warto skorzystać z usług zarządzania dokumentami? Jak najbardziej, pod warunkiem wyboru nowoczesnej firmy, stosującej najlepsze obecnie technologie, jak INDO czy WebCon BPM. W ten sposób będziesz mieć pewność, że Twoje dokumenty będą w pełni bezpieczne, a Ty będziesz mógł cieszyć się usługami, świadczonymi na najwyższym poziomie.
